Manual de uso

.budgets es un sistema de gestión online para profesionales independientes, freelancers y PyMEs: hacés presupuestos con tu logo y tu marca, cobrás online, agendás cobros recurrentes, generás recibos y remitos, controlás gastos y organizás a tu equipo, todo en un solo lugar.

Sirve igual para quien cotiza servicios (diseño, marketing, consultoría, mantenimiento, oficios) que para quien además maneja stock, órdenes de trabajo o trabajos por obra. Usás solo lo que te hace falta.

No hace falta instalar nada — funciona desde el navegador, en la compu o el celular. Podés empezar gratis.

Hacer un presupuesto gratis con tu logo, tus colores y marca de agua, y mandarlo en PDF por WhatsApp o por link. Los presupuestos son ilimitados en el plan gratuito.

Cobrar online: vinculás tu cuenta de Mercado Pago y tus clientes pagan desde un link, con comisión directa a tu cuenta. También podés mostrar tu alias para que transfieran sin comisión.

Agendar cobros de empresas y clientes (cuotas, abonos, mantenimiento mensual): cargás el cobro una vez y lo repetís mes a mes, con el link de pago listo para enviar.

Crear recibos, remitos y órdenes de trabajo a partir de un presupuesto aprobado, sin volver a cargar datos.

Organizar el trabajo del equipo en un tablero tipo Kanban (similar a Trello): pendientes, en curso y hechas, y vincular cada tarea a un cliente o presupuesto.

Llevar un calendario compartido de la empresa, controlar gastos, ver métricas en el dashboard y repartir la ganancia entre socios con las Rendiciones.

Trabajar con presupuestos en pesos o en otras monedas (como dólares), con la cotización del día de referencia en el dashboard.

Al registrarte te mandamos un link de confirmación. Hasta que no lo confirmes vas a ver un cartel amarillo arriba de todo recordándotelo, y no vas a poder crear presupuestos.

Si el link no te llegó o escribiste mal tu email al registrarte, tocá "¿Es incorrecto? Corregilo" en ese mismo cartel — te deja escribir el email correcto y te reenvía la confirmación ahí.

Desde la pantalla de login, "¿Olvidaste tu contraseña?" te manda un link para elegir una nueva — solo funciona si el email que tenés cargado es real y accesible por vos.

Si te registraste con Google, no tenés contraseña propia — iniciá sesión con el botón "Iniciar sesión con Google".

Desde Presupuestos → "Nuevo Presupuesto" elegís el cliente, agregás ítems del catálogo (o ítems libres, escritos a mano), y el sistema calcula subtotal, descuento, impuestos y envío automáticamente.

También podés dejar notas, condiciones de pago, y hasta adjuntar el PDF de tus condiciones comerciales si lo tenés cargado en Configuración.

Un presupuesto pasa por: Borrador (recién creado), Enviado, Aprobado (el cliente dijo que sí), Completado (el trabajo ya se hizo), Rechazado o Vencido.

Al entrar a la lista de Presupuestos, por defecto solo se ven los Aprobados y Completados — son los que después se usan en Rendiciones. Para ver todos, cambiá el filtro de estado por "Todos los estados".

En la sección "Información adicional" del formulario podés agregar filas libres de Título + Contenido — por ejemplo "Plazo de entrega: 15 días hábiles". Esos datos se imprimen en el PDF que recibe el cliente.

Es el lugar indicado para cualquier dato que no tenga un campo propio en el formulario.

No. En Free no hay tope de cantidad de presupuestos — las diferencias entre Free y Pro son de acceso a funciones, no de volumen.

No hace falta tener todo precargado en Productos y Servicios. Al armar un presupuesto podés escribir un ítem libre en el momento — nombre, precio y, si querés, el costo — sin haberlo dado de alta antes.

Es útil para cosas puntuales que no se repiten, o cuando estás recién arrancando y todavía no cargaste tu catálogo completo.

Es una función PRO. Si un producto o servicio tiene una unidad como m², m³, kg, hs o metros lineales, el sistema detecta automáticamente el tipo de medida y te muestra los campos correspondientes en vez de pedirte una cantidad a mano.

Ejemplos: para un producto en m², cargás ancho × alto y calcula la superficie sola; para un servicio por horas, cargás desde/hasta y calcula las horas trabajadas; para volumen o peso, cargás el valor directo (litros, kg, m³). El precio final sale de multiplicar esa cantidad calculada por el precio unitario del producto.

Ahorra la cuenta a mano y evita errores de tipeo en presupuestos con medidas — pensado sobre todo para rubros como construcción, textiles, o cualquiera que cobre por superficie, volumen o tiempo.

Mientras escribís el nombre, la empresa, el teléfono o la dirección de un cliente nuevo, el sistema busca en vivo si ya existe alguien parecido y te lo muestra en un aviso amarillo.

Si tocás esa sugerencia, el formulario cambia automáticamente a editar ese cliente existente, en vez de crear uno repetido.

Podés guardar un cliente sin teléfono si en el momento no lo tenés — el sistema te va a preguntar si estás seguro antes de guardar, como recordatorio, pero no te bloquea.

En el Dashboard, dentro de "Business Intelligence", está el cuadro "Top 5 Clientes" — ordena a tus clientes por lo que facturaste con ellos en presupuestos Aprobados y Completados.

Hay dos formas de cargar un instalador: como perfil simple (desde Personal → "+ Nuevo personal"), que es solo un dato de agenda y no tiene acceso a la app; o como cuenta de usuario con login real (rol "Instalador", creada desde Configuración → Equipo).

Solo los que tienen cuenta con login aparecen para asignar en una Orden de Trabajo, porque el QR de la orden requiere iniciar sesión para ver el mapa, el checklist y los materiales.

.budgets no es un sistema puramente de inventario, así que el stock no se descuenta automáticamente cuando un presupuesto se aprueba o se completa — vos lo manejás con movimientos manuales (entradas o salidas), por ejemplo al recibir mercadería de un proveedor o al hacer un ajuste por inventario físico.

Donde sí interviene el stock es al armar un presupuesto: si un producto no tiene cantidad suficiente, el sistema te avisa en el momento — es una alerta, no un bloqueo, para que decidas vos si igual lo incluís.

Los productos con menos de 10 unidades disponibles se marcan como "Stock bajo" en el resumen de la página — así los ves de un vistazo sin tener que revisar producto por producto.

Si un proveedor te avisa que todo subió (o bajó) un porcentaje parejo, no hace falta editar producto por producto: con el botón de "Actualización masiva" aplicás ese % a todo el catálogo, o solo a los productos de una categoría puntual si el aumento fue parcial.

Desde un presupuesto aprobado podés generar Recibos (registrar cobros), Remitos (entrega de mercadería) y Órdenes de Trabajo (para coordinar la instalación/ejecución con tu equipo).

Cada Orden de Trabajo trae un QR en el PDF impreso. Al escanearlo, lleva a una página que pide iniciar sesión antes de mostrar la ubicación, el checklist y los materiales — así que solo sirve si la persona que lo escanea tiene una cuenta real en el sistema.

Podés generar un link para que tu cliente pague un presupuesto (la seña o el total) con Mercado Pago, sin salir de .budgets. El dinero llega directo a TU cuenta de Mercado Pago, nunca pasa por la nuestra.

Es 100% opcional — si preferís seguir cobrando en efectivo o transferencia y cargar el recibo a mano como siempre, podés hacerlo sin ningún problema, conviven las dos formas.

Andá a Configuración → Plan → "Conectar con Mercado Pago" e iniciá sesión con la cuenta de MP de tu negocio para autorizar la conexión. Es la misma lógica que "iniciar sesión con Google" en cualquier app: vos autorizás, nosotros nunca vemos ni guardamos tu contraseña de MP.

Este paso es obligatorio para poder generar links de cobro — sin conectar tu cuenta, Mercado Pago no tiene forma de saber que el dinero de un cobro generado desde .budgets tiene que caer en TU cuenta y no en otra.

Solo en el plan Free — se retiene un pequeño porcentaje de cada cobro. En los planes PRO no se cobra ninguna comisión por usar el cobro online.

Aparte de esto, Mercado Pago siempre cobra su propia comisión por procesar el pago (como con cualquier cobro online, sea a través de .budgets o no) — es independiente de la nuestra.

Por defecto, Mercado Pago NO te acredita la plata al instante — la deja como "a liquidar" y te la libera recién a los 35 días (o el plazo que tengas configurado). Esto es una configuración de TU cuenta de Mercado Pago, no algo que dependa de .budgets — conviene revisarlo antes de empezar a cobrar, para no llevarte una sorpresa el primer cobro.

Para cambiarlo: entrá a la app o web de Mercado Pago → Más → Costos y Cuotas → Link de pago → Por cobro → Configurar costos por cobro. Ahí elegís entre varias velocidades, cada una con su propio costo: Al instante (5,34%), 10 días (3,77%), 18 días (2,19%) o 35 días (0,83% — la que viene por defecto).

Es un trade-off tuyo: acreditación más rápida cuesta más comisión, más lenta cuesta menos. Elegí según lo que necesites — si vivís de esa plata para pagar proveedores rápido, probablemente te convenga "Al instante" aunque cueste más.

Desde el detalle de un presupuesto, en la card "Cobro online", activá "Solicitar seña" y elegí un porcentaje o un monto fijo. Tu cliente va a poder elegir entre pagar esa seña o el total — nunca un monto libre, para que no quede la duda de "ya pagué algo, ¿por qué no arrancás?".

"Copiar link de cobro" (en el detalle del presupuesto, o el botón de WhatsApp que lo manda directo) genera una página web con el presupuesto — igual a como se ve el PDF — y el botón de pago abajo. No hace falta que tu cliente tenga cuenta ni inicie sesión.

Si el presupuesto cambia después de generar el link, no hay problema: el link sigue siendo válido y siempre muestra la información actualizada.

Vas a ver una campanita al lado del total, en la fila del presupuesto — hacé clic para generar el recibo correspondiente con un solo paso, sin tener que cargarlo a mano.

El Dashboard distingue "Cobrado" (plata que entró de verdad, sea por recibo o por Mercado Pago) de "Presupuestado" (lo que valen los presupuestos aprobados, se hayan cobrado o no) — son dos números distintos a propósito, para que no se te mezclen.

Si le cobrás a un cliente lo mismo todos los meses (mantenimiento, marketing, una suscripción a tu servicio), un Cobro es más rápido que armar un presupuesto nuevo cada vez: elegís el cliente, el concepto y el monto, y listo.

Es un documento propio — no es un presupuesto ni un recibo — así que no se mezcla con esas métricas.

En vez de crear el cobro de cero cada mes, tocá "Reutilizar" en el cobro del mes anterior — se crea uno nuevo con el mismo cliente, concepto y monto, listo para el próximo período. Por ahora es un paso manual, no se genera solo.

Igual que con los presupuestos: "Link" copia el link de pago, o mandalo directo por WhatsApp. Tu cliente paga con Mercado Pago sin necesidad de cuenta.

Si te pagan en efectivo o transferencia, tocá "Marcar pagado" para dejarlo asentado igual.

Registrá gastos generales del negocio (alquiler, sueldos, insumos) o gastos asociados a un trabajo puntual (viáticos de una instalación, por ejemplo) — con categoría, monto, medio de pago y fecha.

Es información sensible: solo la ven roles Admin y Owner, ni vendedores ni instaladores tienen acceso.

Un tablero tipo Kanban (columnas por estado) para organizar el trabajo del equipo — pendientes, en curso, hechas. Se puede vincular una tarea a un presupuesto o cliente puntual.

Es una pantalla pensada para dejar fija en una tablet, colgada en la pared del taller — muestra tableros de tareas organizados por solapas, con letra grande para leer a distancia. Ideal para que el equipo vea qué hay que hacer sin tener que entrar al sistema desde su celular.

Es una agenda compartida: todos los que tienen acceso la ven, y Dueño, Admin y Vendedor pueden agregar eventos (título, fecha, hora y notas opcionales). Por ahora se muestra por mes — la vista por semana o por día puede sumarse más adelante.

Cada evento se pinta de un color según quién lo creó (violeta para Admin/Dueño, azul para Vendedor), para distinguir de un vistazo quién anotó qué.

Solo la persona que creó el evento puede editarlo o borrarlo — ni siquiera otro Admin puede tocar el evento de otra persona. Así cada uno mantiene el control de lo que anotó.

La opción "Vaciar calendario completo" (borra todos los eventos de una) está disponible solo para Dueño y Admin, para los casos en que se quiera arrancar de cero.

Hay un interruptor para superponer, en modo solo lectura, fechas que ya existen en el sistema: vencimientos de presupuestos y fechas de pago de cobros. Aparecen con un borde punteado, separadas de los eventos que escribe el equipo, y no se pueden editar desde ahí — son solo para tener todo a la vista en un mismo lugar.

Es un botón flotante (junto al de Ayuda) que abre una calculadora simple: suma, resta, multiplicación, división, porcentaje y cambio de signo. Viene activada por defecto.

También funciona con el teclado mientras está abierta: números, +, -, *, /, %, Enter para calcular, Backspace para borrar y Escape para cerrar.

Se puede apagar desde Configuración → pestaña "Configuración" → tarjeta "Preferencias", con un interruptor. Si no la usás, la podés dejar apagada y no va a aparecer el botón flotante.

Una rendición junta los presupuestos de un período y calcula cuánto se facturó, cuánto costó y cuánto quedó de ganancia — y permite repartir esa ganancia entre los vendedores que participaron, con un porcentaje editable por cada uno.

Mientras está en borrador, todavía se puede editar. Una vez cerrada, los valores quedan fijos.

Desde Configuración → Equipo, un administrador puede crear cuentas nuevas con distintos roles (admin, vendedor, instalador, viewer), siempre dentro del límite de usuarios de tu plan.

Free es el plan de entrada, sin costo, con presupuestos ilimitados, gestión de clientes/productos, tablero de tareas y equipo base — pensado para arrancar sin fricción.

Pro cuesta $40.000/mes, o $36.000/mes facturado anual ($432.000/año — 10% de descuento respecto del mensual). Desbloquea calculadora por medidas, reparto de comisiones entre vendedores, control de stock avanzado, actualización masiva de precios, variantes de producto, órdenes de trabajo con QR, Modo Kiosco y más.

Si tenés un código de descuento (de un revendedor autorizado), sumás un 10% extra sobre el precio de Pro al registrarte o suscribirte.

Desde Configuración → Empresa podés cargar el logo, favicon y colores de tu marca, que se usan tanto en el sistema como en los PDF que le mandás a tus clientes.

También podés elegir entre varias plantillas de diseño para el PDF de presupuesto, y ajustar detalles como si se muestra el número de página o tu web en el pie del documento.

Por ahora, dos cosas: generar el certificado digital que ARCA exige, y probar que ARCA lo reconoce (conexión WSAA). Emitir una factura real todavía no está armado — no pasa nada si probás todo el circuito, no se genera ningún comprobante.

Es una función PRO (plan pago). Si no la ves, o la ves bloqueada, es por eso.

1) En .budgets → Configuración → Facturación: cargás tu CUIT, nombre de la empresa, un nombre técnico y un alias, elegís "Homologación (testing)" para probar sin riesgo, y tocás "Generar certificado y descargar CSR" — se descarga un archivo .csr.

2) Entrás a ARCA con tu Clave Fiscal, a la herramienta de gestión de certificados (WSASS en testing, o "Administrador de Certificados Digitales" en producción) → "Crear DN y certificado" → pegás el .csr → te devuelve un certificado (.crt).

3) Volvés a .budgets, pegás ese .crt y tocás "Confirmar certificado" — ahí pasa a estado "Activo".

4) De nuevo en ARCA → "Crear autorización a servicio" → elegís el certificado que acabás de crear → elegís el servicio "wsfe - Facturación Electrónica" → confirmás.

5) Esperás unos minutos (ARCA tarda en propagar esa autorización) y volvés a .budgets a tocar "Probar conexión (WSAA)". Si dice que ARCA aceptó el certificado, todo el circuito quedó funcionando.

Es solo un apodo para vos — así identificás ese certificado en la lista de ARCA más adelante (por ejemplo, al crear la autorización a servicio). No tiene que coincidir con ningún dato técnico ni afecta el certificado en sí.

Aun así, conviene poner ahí el mismo alias que cargaste en .budgets, para no perderte entre los dos sistemas. Ojo: ARCA solo acepta letras y números en ese campo — nada de guiones, puntos ni espacios. Si en .budgets pusiste "facturacion-1", en ARCA vas a tener que ponerlo sin el guion, como "facturacion1".

Significa que ARCA ya reconoce el certificado, pero todavía no le diste permiso para usar el servicio de Facturación Electrónica puntualmente. Ese permiso se da aparte, en ARCA → "Crear autorización a servicio" (ver el paso 4 de "Los pasos completos, en orden").

Si ya hiciste ese paso y te sigue tirando el mismo error, esperá 10-15 minutos — ARCA suele tardar en propagar la autorización nueva — y probá de nuevo antes de asumir que algo está mal.

Si vendés servicios o productos a negocios que podrían necesitar un sistema de gestión (contadores, consultores, diseñadores web, etc.), podés convertirte en revendedor: te damos un código propio que tus referidos usan al suscribirse, con un descuento para ellos, y vos generás una comisión por cada cliente que sume.

Mirá los detalles en la página de Revendedores (/revendedores) y escribinos por ahí — no es un alta automática, lo armamos a medida con cada revendedor.

Si te interesa colaborar con el desarrollo o la atención a clientes de .budgets, contactanos — siempre estamos abiertos a sumar gente que entienda el producto y a los negocios que lo usan.